Иногда при формировании определенных документов, требуется нестандартная нумерация. Для некоторых организаций важна дата выписки счета или реализации. При этом может быть полезно по номеру счета 260620/001 сразу понять, что это счет №1 от 26.06.2020 года. Для решения подобной задачи можно либо каждый раз вручную устанавливать номер документа, либо воспользоваться методикой описанной в данной статье.
Пример постановки задачи
Допустим, мы хотим установить зависимость номера документа от текущей даты. При этом предположим, что необязательно привязываться к конкретному дню и номер должен зависеть от месяца и года. Прежде всего нужно определиться с необходимостью сохранения стандартных префиксов документов. В одной из недавних статей мы рассматривали общие принципы формирования префиксов. Напоминаю, что номер документа формируется в момент его записи. В общем случае номер имеет вид ТДБП-000001. Первые пять символов номера являются общим префиксом документа.
- Итак, решим вопрос сохранения стандартного префикса. Мы предполагаем использовать в номере дополнительные данные, а длина номеров в типовых документах ограниченная и, как правило, составляет 11 символов. Поэтому если в вашей базе не предполагается обмен с другими системами, можно отказаться от префикса базы данных. Аналогичным образом нужно решить вопрос о целесообразности использования префикса базы данных.
- Когда мы определились с типовыми префиксами необходимо определить формат номера документа. Допустим, мы решили оставить стандартный префикс и хотим использовать в номере документа месяц и год. В этом случае наш номер примет вид ТДБП-280601. Обратите внимание, в данном случае, мы сможем выписать за день счета с номерами с ТДБП-280601 по ТДБП-280699. Далее программа не сможет сохранить документ, так как количество свободных знаков у нас закончится и система будет выдавать сообщение о том, что номер не уникален. Для решения задачи придется создавать документ другим числом. Этот момент обязательно нужно учитывать заранее.
- Если в примере описанном в пункте 2. мы откажемся от префикса организации, то мы получим номер вида ТД-28060001 и в этом случае мы сможем сформировать за один день уже 9999 номеров. Таким образом, если вы не выписываете в день по 10000 счетов, то можно рассмотреть вопрос об использовании номеров вида ТД-28062001 и тогда только взглянув на номер вы сможете определить его дату.
Расширение для изменения нумерации.
Напоминаю, что механизм расширений позволяет делать доработки в конфигурации без внесения в нее изменений. Тем самым конфигурация остается на поддержке и сохраняется возможность ее автоматического обновления. Расширение предназначено для конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 и позволяет настроить нумерацию документов Счет покупателю или Реализация товаров и услуг. При необходимости можно расширить этот список практически любым видом документа используемым в системе.
Расширение позволяет настроить альтернативную нумерацию по любой организации. Если в одной базе ведется учет по нескольким юридическим лицам, то поменять алгоритм нумерации можно для конкретного вида документа определенной организации.
Расширение позволяет гибко настраивать шаблон номера документа. Причем его можно задавать и вручную соблюдая определенные правила. Справка по синтаксису приведена в форме настройки. Таким образом, вы можете использовать дату в номере в различном формате. Счет номер 1 от 28.06.2020 года можно записывать как в виде ТД-28062001, так и в виде ТД-20280601. Данная запись зависит исключительно от ваших предпочтений.
В заключение рассмотрим плюсы и минусы расширения.
Плюсы
- Возможность настройки формирования номеров документов
- наличие предустановленных шаблонов
- возможность установки нумератора по отдельным организациям
- простота подключения
- не влияет на обновления
Минусы
- необходимо заранее определиться с форматами номеров
- нельзя использовать в базовой версии
Напоминаю, что на все разработки мы даем гарантию 4-месяца и при необходимости бесплатно помогаем в настройке и подключении. Также мы всегда можем доработать функционал под особенности Вашего учета
Ознакомится с возможностями данного продукта вы также можете на странице расширения.
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.
Поделитесь ссылкой, если Вам понравилась эта статья.
Добрый день! А для нумерации счетов-фактур в таком формате эта обработка подходит?
Добрый день. Да подходит. Только это не обработка – это расширение. Оно не работает в базовых версиях 1С