Платформа 1С обеспечивает автоматическую нумерацию документов при вводе их в информационную базу. Номер генерируется и присваивается документу в момент непосредственной записи в базу. Данный механизм позволяет поддерживать последовательную нумерацию, когда с одним типом документов одновременно работают несколько пользователей.
Общий принцип автоматической нумерации
Напомним, что запись номера документа помимо числового представления содержит вспомогательные символы. Об этом мы писали в прошлой статье, когда говорили о префиксах документов и принципах их формирования. Префиксы система создает автоматически. При этом в самой записи номера дефис разделяет префикс от значимой части. Пользователь может вручную поменять сгенерированный номер, при этом система предупредит о том, что нумерация ведется автоматически. А в случае указания уже существующего номера не позволит его записать.
Принцип автоматической нумерации очень простой – номера увеличиваются равномерно на единицу. То есть за ТДБП-000089 будет идти номер ТДБП-000090. Если проставить номер вручную, система продоkжит нумерацию с него. Для определения очередного номера при прочих равных условия используется максимальный номер данного периода. Поэтому если ввести номер ТДБП-099999, то при определении следующего номера система проигнорирует все пропущенные значения и создаст следующий номер ТДБП-100000.
Особенности формирования номеров после ручной корректировки
Рассмотрим несколько нестандартных примеров.
1. Если внести в значимую часть номера символы отличные от цифр, например создать номер ТДБП-00М089, то система продолжит нумерацию уже с учетом этого символа. И следующим автоматически созданным номером будет ТДБП-00М090. Обратите внимание, подобные изменения нужно делать осторожно и в только случае необходимости. Эти модификации могут нарушить алгоритм автоматической нумерации. И в дальнейшем, если вы захотите использовать нумерацию без букв, возможно придётся задавать номера вручную до конца периода.
2. Как вы знаете, при выводе на печать префиксы и лидирующие нули не выводятся. При этом, конечно, можно удалить вручную из номера “лишние” нули и поменять количество символов в значимой части номера документа. Например, ТДБП-000089 изменить на ТДБП-89. Далее система продолжит автоматическую нумерацию. Следующий номер будет ТДБП-90, но когда нумератор дойдет до номера следующего после ТДБП-99 – система выдаст ошибку. Так как будет пытаться создавать новые документы с одинаковым номером с «99» на конце. Это происходит из-за того, что достигнуто максимальное двузначное число. Ведь под номер мы отвели только два знака.
Перенумерация документов в конфигурации 1С:Бухгалтерия редакция 3.0
Для некоторых документов последовательная нумерация имеет принципиальное значение. В конфигурации 1С:Бухгалтерия есть специальный инструмент для автоматического исправления нумерации таких документов как приходный и расходный кассовые ордера и счет-фактура. Доступ к нему можно получить в специальной обработке Экспресс-проверка. Находится она в разделе «Отчёты» — «Анализ учёта»
В поле Период необходимо указать период, за который проводится проверка. Далее нажать Показать настройки. И снять флажки со всех разделов, кроме: “Соблюдение нумерации ПКО” и “Соблюдение нумерации РКО” и “Соблюдение нумерации счетов-фактур”. Далее необходимо нажать Выполнить проверку.
После проверки система сформирует отчет, в котором выведет подробную информацию о полученных результатах и возможных причинах возникновения ошибок, а также даст советы по их устранению (рис 4.).
После нажатия на кнопку Автоматическая перенумерация документов откроется специальное окно настроек. Далее необходимо установить начальный номер, с которого будет осуществлена перенумерация документов. В таблице в нижней части формы можно сразу проверить корректность заполнения.
По кнопке Продолжить будет выполнена перенумерация и откроется форма, в которой можно сравнить новые и старые значения номеров документов.
На этом все. Приятной и удобной работы!
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы не пропустить новые публикации.
Поделитесь ссылкой, если Вам понравилась эта статья.